Privacybeleid

Om je goed van dienst te kunnen zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Fhris jouw persoonsgegevens. Fhris vindt dat een zorgvuldige omgang met je persoonsgegevens erg belangrijk is. Jouw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Je kunt erop rekenen dat je gegevens bij Fhris veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Fhris een Privacy Statement

In dit Privacy Statement hebben we voor jou op een rijtje gezet hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Daarnaast lees je hier welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden we dat doen, wie jouw persoonsgegevens mag inzien, hoe wij je gegevens bewaren, aan wie wij je gegevens doorgeven en welke invloed je daar zelf op kunt uitoefenen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon zoals jij. Bij persoonsgegevens kun je denken aan je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij als je bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als je de website van Fhris bezoekt verstrek je ons in sommige gevallen persoonsgegevens, bijvoorbeeld in de vorm van je IP-adres. 

Op het moment dat je persoonsgegevens door jouzelf of door een derde met Fhris worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in dat wij je gegevens verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en verstrekken aan derde partijen. Ook het wissen of vernietigen van gegevens valt onder de term ‘verwerken’.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Fhris van jou, in het kader van haar dienstverlening, geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd verwerkt.

Van wie verwerkt Fhris persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of van personen die onze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer medewerkers, klanten en medewerkers van klanten van Fhris. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen van onze (potentiële) opdrachtgevers, zakelijke klanten, leveranciers en business partners.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. Voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is Fhris verantwoordelijk. Fhris is de handelsnaam van HR Online B.V. (KVK 73931039) en is gevestigd aan Torenallee 20, 5617 BC te Eindhoven.

Wanneer mag Fhris jouw persoonsgegevens verwerken?

Fhris mag enkel je persoonsgegevens verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van je persoonsgegevens zijn:

  • jouw toestemming. Gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken; 
  • de verwerking van je gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • de verwerking van je gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de verwerking van je gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van je gezondheid;
  • de verwerking van je gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Fhris, waarbij jouw belang niet prevaleert. 

Waarvoor gebruikt Fhris jouw persoonsgegevens?

Fhris verwerkt jouw persoonsgegevens voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Meer specifiek vragen wij je om jouw persoonsgegevens met ons te delen voor onder andere de volgende doeleinden: 

  • om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels-/arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
  • om jou carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werk gerelateerde) diensten aan te bieden waaronder opleidingen;
  • om je in te zetten bij opdrachtgevers, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, of om opdrachten voor jou te regelen;
  • om met jou, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten, deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
  • om je te informeren over onze dienstverlening;
  • voor het bevorderen en het handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid door middel van het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles;
  • om jou met je eigen account toegang te kunnen geven tot en gebruik te kunnen laten maken van ons online portaal: het Fhris portaal.
  • om jou met je eigen account toegang te kunnen geven tot en het gebruik te laten maken van onze online leeromgeving: de Fhris Academy;
  • om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen en/of voor het aanvragen van subsidies en premiekortingen;
  • om wettelijke re-integratieverplichtingen na te komen;
  • om je persoonlijke berichten en speciale aanbiedingen te kunnen sturen die aansluiten op jouw persoonlijke interesses, gebaseerd op de informatie die je met ons hebt gedeeld en de informatie die wij via cookies of vergelijkbare technieken hebben verzameld over jouw gebruik van de websites/social media/whitepapers van Fhris.
  • om onze producten en dienstverlening (o.a. via onze website, het online Fhris portaal of de Fhris Academy) te verbeteren of om (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen.
  • Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij je gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we je conform de wet hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.

Hoe ontvangt Fhris jouw persoonsgegevens?

Wij ontvangen jouw persoonsgegevens omdat je een overeenkomst met ons hebt afgesloten, je contact hebt gehad met onze organisatie, onze website hebt bezocht of omdat jouw werkgever gebruik maakt van de dienstverlening van Fhris. Veel van deze contacten tussen jou en Fhris verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail of social media. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft leggen we als dat nodig is vast voor onze dienstverlening. 

Indien je als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van jouw medewerkers aan ons doorgeeft, dan ben je volgens de geldende wetgeving verplicht om je medewerkers hierover te informeren. Je kunt dan verwijzen naar dit Privacy Statement door de link (https://fhrissestart.nl/portal-over-het-bedrijf/privacybeleid) te gebruiken. Zij weten zo precies hoe Fhris omgaat met hun persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerkt Fhris?

Voor het verrichten van onze HR-dienstverlening, waaronder het verrichten van HR- en salarisadministratie, verwerken wij de onderstaande gegevens:

  • NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • curriculum vitae (cv), informatie over opleiding(en), stages en werkervaring;
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van jouw geschiktheid, bijvoorbeeld referenties, getuigschriften, pasfoto en eventueel een video (introductie);
  • nationaliteit, BSN, ID bewijs, werkvergunning;
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

Hoe gaat Fhris met jouw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Hiervoor heeft Fhris een beleidsdocument opgesteld. Daarnaast zijn de regels over het beschermen van jouw persoonsgegevens vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.  Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd kun je altijd contact met ons opnemen middels het contactformulier op onze website of via de onderstaande gegevens:

Fhris
Torenallee 20
5617 BC Eindhoven
040 200 55 00
info@Fhris.nl

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over het gebruik van de persoonsgegevens door Fhris.

Zijn mijn gegevens veilig bij Fhris? 

Om jouw privacy en de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen, treft Fhris passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen, zoals het toepassen van toegangsbeheer, firewalls, beveiligde servers en encryptie van gevoelige gegevens.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Fhris niet iedereen toegang heeft tot al jouw gegevens. Onze systemen zijn zó ingericht dat medewerkers alleen díe informatie kunnen zien waarvoor ze zijn geautoriseerd. Daarnaast zijn alle medewerkers van Fhris tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Fhris zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Kortom: iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Je hebt zelf ook een verantwoordelijkheid om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te waarborgen, namelijk door het correct omgaan met je inloggegevens tot ons online Fhris portaal en/of de Fhris Academy. Zodra je vermoedt dat een ander onrechtmatig gebruik maakt van jouw inloggegevens, informeer ons dan zo snel mogelijk zodat wij maatregelen kunnen treffen. 

Mocht onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op je persoonsgegevens voor jou mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we je dit zo snel mogelijk weten. 

Hoelang bewaart Fhris jouw gegevens?

Fhris bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn. Voor medewerkers die uit dienst gaan bij een klant of bij Fhris geldt een maximale bewaartermijn van 7 jaar na het eindigen van het dienstverband.  Na deze 7 jaar worden de resterende persoonsgegevens vernietigd. Wanneer een klant de overeenkomst met Fhris beëindigt zal Fhris binnen 60 dagen na het einde van de overeenkomst alle gegevens van de klant en zijn medewerkers verwijderen.

Deelt Fhris mijn gegevens met derden?

Fhris bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn. Medewerkers die uit dienst gaan bij een klant of Fhris geldt een maximale bewaartermijn van 7 jaar na het eindigen van het dienstverband.  Na deze 7 jaar worden de resterende persoonsgegevens vernietigd. Wanneer een klant de overeenkomst met Fhris beëindigd zal Fhris binnen 60 dagen na het einde van de overeenkomst alle gegevens van de klant en zijn medewerkers verwijderen.

Op welke manier kan er contact met Fhris plaatsvinden?  

Fhris kan contact met je opnemen via e-mail, telefonisch, via social media, via het contactformulier op onze website, via ons online Fhris portaal of via de Fhris Academy. Ook sms, chatten en WhatsApp worden ingezet. Natuurlijk wordt ook informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij  jou, jouw werkgever of bij Fhris liggen. De persoonsgegevens die daarbij aan ons worden doorgegeven, kunnen door Fhris worden verwerkt. Bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden, je aanbiedingen te doen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Als je met ons belt of wij bellen jou dan kunnen we het telefoongesprek opnemen. Dat doen we om onze medewerkers te trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat wij jou beter van dienst kunnen zijn.

Wat gebeurt er als ik de website van Fhris bezoek?

Als je onze website bezoekt worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van jouw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die je browser meestuurt. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de website te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van Fhris klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag, voor fraudebestrijding en om persoonlijke aanbiedingen te kunnen doen.

Fhris maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe en wanneer gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van Fhris bij Google zoekresultaatpagina’s zijn.

De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van je computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen in servers in de Verenigde Staten. Google kan deze informatie aan derden verchaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Fhris heeft hier geen invloed op. Wil je hierover meer informatie? Lees dan het privacybeleid van Google via deze link: https://policies.google.com/privacy.

Fhris heeft Google geen toestemming gegeven om via Fhris verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Wat zijn je rechten?

Wanneer Fhris jouw persoonsgegevens verwerkt heb je volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten.  Deze rechten betreffen het recht op inzage, rectificatie, wissen, beperking van verwerking en dataportabiliteit.

Wat houdt het recht op inzage in?

Ben je ingeschreven bij Fhris en wil je inzien welke persoonsgegevens van jou bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van het ‘Recht op inzage’. We verzoeken je wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je wenst te ontvangen. 

Wat houdt het recht op rectificatie in?

Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als deze niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. 

Wat houdt het recht op gegevenswissing in?

Je hebt het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren. Denk hierbij aan je BSN of een kopie van je identiteitsbewijs als je voor ons, of een klant van Fhris, werkt of hebt gewerkt.

Wat houdt het recht op beperking van de verwerking in?

Je hebt ook het recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij je persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Dit gebeurt als je de juistheid van de gegevens betwist, als je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of als je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fhris onrechtmatig is. 

Wat houdt het recht van bezwaar in?

Tegen verwerking van jouw persoonsgegevens door Fhris kun je bezwaar maken indien jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer je niet wilt dat wij jouw persoonsgegevens gebruiken om je persoonlijke aanbiedingen te doen. 

Wat houdt het recht op dataportabiliteit in?

Wanneer je zelf jouw persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij jouw gegevens op gestructureerde, gangbare en machineleesbare wijze aan jou zullen verstrekken als je ons daar om verzoekt.

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Als je gebruik wilt maken van je rechten, kun je te allen tijde contact met ons opnemen middels het contactformulier op onze website of via de onderstaande gegevens:

Fhris
Torenallee 20
5617 BC Eindhoven
040 200 55 00
info@fhris.nl

Wij vragen jou altijd om je te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken. Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Kan Fhris dit Privacy Statement wijzigen?

Fhris kan dit Privacy Statement inderdaad wijzigen. De laatste wijziging was op 29-07-2019. De meest recente versie vind je altijd terug op deze pagina.

Heb je vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement? Neem dan gerust contact met ons op middels het contactformulier op onze website of via de onderstaande gegevens:

Fhris
Torenallee 20
5617 BC Eindhoven
040 200 55 00
info@Fhris.nl